Sorun Cozme teknigi...
INSANLAR VE SORUNLAR
Sorun cozme yetenegi yoneticiliginin mihenk tasidir. Sorunlar yoneticinin isinin surekli bir parcasidir. O yalnizca dogru bir cozum bulma degil, insan faktorunu hesaba kattigi icin basarili olacak tek cozumu bulma gereksinimindedir. Ama ne yazik ki, insanlar bu konuyu sistematik bir yontem ile ele almadiklari icin genellikle gorevi iyi yerine getirememektedirler. Oysa boyle yontemler vardir ve gerekli beceriler edinmek isteyen yoneticiler bunlari etkili bir sekilde kullanabilirler.
Hastalik olmasaydi doktorlara, suc olmasaydi polislere gereksinim duymayacagimiz gibi, is yasaminin gundelik malzemesi olan sorunlar olmasaydi yoneticilere de gerek olmazdi. Sefimizin guzel bir sozu
vardi: " Simdiye kadar bir saticiydim; basarin kendi ozelliklerine bagliydi. Ama artik durum cok farkli, basarin baska insanlarin ozelliklerine bagli." Bu ogut cok ise yaradi.
Sorunlara sistematik yaklasim icin sunlar gerekir:
-Sorunu olan kisinin bakis acisindan sorunun nasil gorundugu uzerine yonetici ile o kisinin ortak bir anlayisa ulasmasi.
-Sorunun kaynaklarini bulmak ve neyin degistirilmesi gerektigi saptamak icin yapilacak bir arastirma.
-Gerekli degisIklikleri yapmak icin pratik ve olculebilir amaclarin saptanmasi.
-Amaclara ulasilip ulasilmadigini gozleyerek geri besleme alma.
Benjamin Franklin Yontemi:
Franklin yasam tarzinin bazi yonlerini degistirmek istiyordu. Degistirmek istedigi onuc aliskanlik saptayip bunlarin her birine bir hafta ayirdi. Yaninda surekli bir defter bulundurarak, her gun basarilarini buna kaydetti. ama kendisinin de vurguladigi gibi, her hafta yalniz bir tek aliskanlik uzerine duruyordu-digerlerini kendi baslarina degismeye birakmisti. Onuc haftanin sonunda listeye bastan basladi.
Benjamin Franklin yontemi yararli olacaktir. Bir arkadasla ya da kucuk bir grupla birlikte calismak en iyisidir. Yoneticiler bu noktada daha avantajlidir, ama sistematik bir yontem kullanip gerekli becerileri alistirma yaparak kazanmadikca onlar da buyuk bir olasilikla basarisizliga ugrayacaklardir.
Daadi Modeli
Genellikle sorunu olan kisinin kabul ettigi amaclara ulasilabilmesi icin gerekli kaynaklara sahip bulundugundun emin olmak gerekir. Boylece, asagidaki gibi bes asamali bir model elde ederiz. Bu , kitap boyunca izlenen temel model budur.
Dinleme-Arastirma- Amac saptama-Destekleme-Izleme=DAADI
1-Dinleme: Yonetici durumu sorunu olan kisinin bakis acisindan gorebilmek icin onu dinler.
2-Arastirma: Yonetici ile sorunu olan kisi bu surunun gercek dogasini anlamak icin neyin degistirilmesi gerektigini saptamak uzere sorunu arastirirlar.
3-Amac Saptama: Bu degisIkligi gerceklestirebilecegine inandiklari somut ve olculebilir amaclar uzerinde anlasirlar.
4-Destekleme: Sorunu olan kisinin saptanan amaclara ulasabilmesi icin gereksinim duydugu destekler saglanir-ek egitim gibi.
5-Izleme: Amaclara ulasilip ulasilmadigini ve sorunun cozulup cozulmedigini anlamak icin , surecin nasil gelistigi izlenir.
Yontem sorunlara cozum bulunmasinda yoneticiden cok sorunu olan kisiye agirlik verdiginden, elemanlar cabucak, kimsenin kendilerini kasIkla besleyemeyecegini ogreneceklerdir. Kendi karar ve eylemlerinin sorumlulugunu kendileri tasimak zorundadirlar. Boylece elemanlar gelisir, onlarin omuzlarindaki yonetici de giderek yukselir.
DAADI sistematik olma ve surec icinde geribesleme saglama kriterlerini karsilar. Yontem yapay yada insanlik disi degildir, cunku onu kullanan insanin kisiliginin can verecegi bir iskeletten baska birsey degildir.
Model, kati olmak soyle dursun , yoneticiye nerede oldugunu gosterecegi icin, ona cok daha buyuk bir ozgurluk tanir. Ortaya cikabilecek ikincil sorunlarin da gerektigi gibi ele alinmasini ve her asamanin basariyla tamamlanip tamamlanmadiginin kontrol edilmesini saglar.
Model, sorunu olan dogal olarak bu soruna cozum bulmak istedigini varsaydigindan ve ona cozum bulmakta yardimci olma amacini tasidigindan, manipulatif olmaktan cok uzaktir.
Model sorunun cozulmesi icin gerekenden daha fazla zaman harcamasina neden olmaz. Etkisiz yontemler kullanmanin neden olacagi zaman israfini onler.
Yoneticinin amaci ayni zamanda elemanlarina sorunlari daha iyi cozmeleri icin yardimci olmaktir. DAADI, sistematik bir yontem ortaya koymasi, yararli becerileri eylem icinde gostermesi ve personeli kendi karalarinin sorumlulugunu almak uzere cesaretlendirmesi bakimindan yararlidir.
NEDEN DINLEME?
Cogu yonetici iyi dinlemenin kendi isinin bir parcasi oldugunu bilir ve bu beceriye sahip oldugunu dusunur yada umar. Ama bu gorundugu kadar kolay degildir. Iyi dinleme, sorunlari etkili bir sekilde cozmenin temelidir-durumu sorunu olan kisinin gozuyle gormeye yardimci olmakla kalmaz, yoneticinin gercek bir yardimda bulunmasi icin gereken guveni de tesis eder.
Aslinda hepimiz normal olarak bunu yapariz:
Soylenenleri dinleyip duygularimiza ve yargi gucumuze basvurarak, aldigimiz enformasyonu islemeye baslariz-tepkimizi ortaya koyarak, ise yarayabilecegini dusundugumuz kararlar formule ederiz. Bu ise
soylenenleri dinlemedigimizi gosterir-cunku dinleme, soylenenleri anlamayi ve konusan kisi gibi hissetmeyi gerektirir. Bunlari yaparken ayni zamanda tepkimizi ortaya koymamiz ve durumu kendi terimlerimizle cozumlememiz mumkun degildir. Kendi bakis acimizi bir tarafa birakip baska birinin bakis acisini benimsemek kolay degildir. Bu dogal da gozukmez. Konusan kisi sizden kendisine katilmanizi beklediginde, kendinizi onun yerine koymak cok daha guctur.
Dinlemenin Onemi:
-Sorunu olan kisiyle yonetici arasinda, sorunun isbirligi icinde cozulmesi icin gerekli iliskiyi kurar.
-Durumun gercekliginin bir parcasini olusturan, sorunu olan kisinin duygularinin anlasilmasini ve bunlara gereken onemin verilmesini saglar.
-Sorunu olan kisinin gercek kaygilarinin ifade edildiginden, yuzeysel duygularla yetinilmediginden emin olunmasini saglar.
-Sorunu olan kisiye kendi kafasindaki karisIkliklari duzene sokmasi icin yardimci olur.
-Sorunu olan kisiye, bu sorunu cozmek icin yapilmasi gereken degisIkliklere acik olma konusunda yardimci olacak duygusal kosullari hazirlar.
DINLEME BECERILERI:
Tam dinleme, sohbetlerdeki dinlemeden butunuyle farkli bir yaklasim gerektirir. Onun icin birkac beceriyi edinmek lazimdir: Ozellikle dinleyenin gercekten anladigini gosteren ve konusana da soylediklerini gozden gecirme firsati veren yansitici ozetler yapma yetenegi. Sozsuz iletisim becerilerine sahip olmak onemlidir.
Tam dinlemede dinleyicinin fiziksel tutumu da degisIktir. Kimisi arkasina yaslanir, kimisi de butun dikkatini verebilmek icin one egilir; fakat her durumda sakin ve rahattir. Konusana butun soylediklerinin buyuk bir dikkatle dinlendigi mesajini vermek gerekir. Yer ve zamanin soylemek istediklerini soylemesine uygun oldugunu bilmesi de gerekir.
Dinleyicinin esit taraflardan birini olusturdugu sohbetlerin tersine, Dinleme asamasi yoneticinin bilgi alan kisi konumunda olmasini gerektirir. O yuzden koklu bir tutum degisIkligi gerektirir ve bunun ilk isareti de dinleyicinin fiziksel durusundaki degisIkliktir. Dinleyici, konusanin kendini baski altinda hissetmeden, rahatca ifade etmesini saglayacak sekilde kalmayi bilmelidir.
Dinleyici, karsisindaki kisinin sozlerini ozetleyerek, onun soylediklerini ve duygularini anladigini gostermelidir.
Bu ozetler, konusan kisinin soyledigi seyler uzerinde tekrar yogunlasmasini ve bunlari degistirmesini yada genisletmesini saglar.
Iyi ozetler, Dinleme asamasinin dogal duraklama anlarinda yapilmalidir. En son yapilan ozet, konusan kisinin bu ozeti onaylamasi halinde arastirma asamasina gecilmesini saglayacagi icin onemlidir.
Sozel olmayan iletisim, dinlemenin onemli bir parcasidir; bu konudaki beceriler gelistirmelidir.
Iyi dinleme, sorun cozme surecinin butun asamalarinda gecerlidir. Bu becerilerin korunmasi ve gelistirilmesi isteniyorsa, duzenli olarak pratik yapilmalidir.
5-NEDEN ARASTIRMA?
Dinlemeyi arastirma izler. Bu asamada, ortaya cikan duygu ve olgulara bir anlam kazandirilmaya calisilir. Hedef, cozulmesi gereken sorun yada sorunlarin ozune ulasmaktir. Durumu degistirmek icin saptanacak amaclar da bu asamada ortaya cikmaya baslar. Bu bolumde arastirma asamasinin amaci ve ilkeleri ele alinacaktir. Gelecek bolumde ise bu konudaki pratik teknikler aciklanacaktir. Dinleme asamasinin nerede sona erip Arastirma asamasinin nerede basladigini saptamak her zaman kolay degildir.
Arastirma asamasi, yoneticinin sorunu olan kisinin durum hakkindaki tutum ve duygularini tam olarak anlamasiyla ve dogru olup olmadigini gormek icin bu anladigi seyi sorunu olan kisiye tekrarlamasiyla
baslar.
Arastirma asamasinin amaci, istenen degisIkligin gerceklesmesini saglayacak amaclar saptamak uzere sorunun ozunu ortaya cikarmak icin durumu incelemektir.
Arastirma birlikte yurutulmelidir. Ureticinin bu asamadaki rolu asil olarak, sorunu olan kisinin bu sorunu inceleyip gercegi kesfetmesine yardimci olacak bir cerceve saglamak ve ona rehberlik etmektir. Sorunun gercek kaynagi derinlerde yatiyor olabilir. Akla gelen ilk cozum, sorunu olan kisiyi memnun etse bile hemen kabul edilmemelidir. Sorunu kaynaginin kim yada ne oldugunu saptamak onemlidir. Sorunu olan kisi kendi sorumlulugunun derecesini ve dogasini kendisi kesfetmelidir. Cozumun sorumlulugu her zaman sorunlu kiside degildir. Ama bu kisi etkili bir cozum bulunmasinin sorumlulugunu ustlenebilir. Sorun cozumu bir "suclama"oyunu degil, bir"degisIklik yapma"oyunudur.
6-TEMEL ARASTIRMA BECERILERI:
Arastirma, sureci temel olusturan alti temel becerinin kullanilmasini gerektirir: anlayisi gelistirip acikliga kavusturacak yaratici sorular; konusanin kastettigi derin anlami yansitan yorumlayici ozetler; mevcut durumda onem tasiyan duygularin arastirilmasi; sorunu olan kisiye kendini somut olarak ifade etmesi icin yardimci olmanin yollari; secilmesi mumkun eylem cizgilerinin sonuclarinin test edilmesi; konuyla ilgili enformasyonun verilmesi. Bu bolumde bu konulara deginilmistir.Bazi yoneticiler duygulari arastirmaktan cekinse de, duygular sorunlarin hem ortaya cikmasi hem de cozulmesi acisindan kritik bir onem tasir. Dolayisiyla , duygularin nasil arastirilacaginin bilinmesi, sorunlarin etkili bir sekilde cozulmesi bakimindan onemli bir beceridir. Bu teknik, gerekli guven ortaminin tesis edildiginden emin olunmadan kullanilmamalidir-iyi dinlemenin bu konuda cok yardimi olacaktir. Arastirilan duygular her zaman sorunla ilgili olmalidir. Yoneticinin karsisindaki kisi "bunun konuyla ne ilgisi var"diye sordugu zaman bu ilgiyi ortaya koyabilmesi gerekir. Yonetici bu noktada arastirmasini genellikle mahrem
sayilan bir alana yonelttiginden, sorunu olan kisiye karsi duyarli ve saygili olmalidir. Sorunu olan kisiler cogu zaman duygularini ifade etmekte gucluk cektikleri icin, yoneticinin onlara bu konuda yardim etmeye hazir olmasi gerekir.
Duygular belli kesinlikle teshis edilmedikce, sorunun cozumunde hangi rolu oynayacaklarini tahmin etmek kolay degildir.
Sorunu olan kisiye soyleyeceklerini somut bir sekilde ifade etmesi icin yardimci olmak cok onemlidir. Sikayetleri kesin bir sekilde ifade etmeye calismak, bazen bunlarin hic de onemli olmadigini anlasilmasini saglar. Bazi durumlarda da , somut olma cabasi sorunun ameliyat masasina yatirilarak daha etkili bir sekilde arastirmasini saglar ve bundan sonra atilacak adimlari ortaya cikarir. Sorunu olan
kisiler kimi zaman somut konusmayi guc bulurlar ve bu surece karsi direnirler. Yonetici, sorunu olan kisinin gecmiste yaptiklarini yada gelecekte yapacaklarini gerceklikle karsilastirmasini saglamak icin sonuc testine basvurur. Bu test, sorunu olan kisiden cok sey bekledigi icin ancak olumlu bir sonuc vereceginden emin oldugu zaman kullanilmalidir. Insanlar yapmayi dusundukleri birseyi sonucunda nasil hissedeceklerini hayal etmeyi guc bulacaklarindan, sorunu olan kisiye bu konuda yardimci olunmalidir.
Yonetici sorunu olan kisiye konuyla ilgili butun bilgileri verdiginden emin olmalidir. Bu bilgiler, sirketin politikalari ve yapisi, yonetsel kararlar, genel enformasyon yada baskalarinin sorunu olan kisi hakkinda ne dusundukleri gibi konularda olabilir.
Butun bunlar guclu yontemlerdir. Yonetici bunlardaki becerisini gelistirmek icin pratik yapmalidir. Normal bir is gununde bunlari ayri ayri uygulamak icin cesitli firsatlar cikacaklardir.
7-BASKA ARASTIRMA BECERILERI:
Arastirma asamasinda kullanilan becerilerle ilgili birkac yontemin , sorunun onemli noktalarini saptamakta yararli oldugu gorulmustur.
-Kaliplar: Ele alinan yada bunlarla gecmiste yasanan bazi olaylar arasinda ortak bir yon bulundugu taraflarin dikkatini ceker. Bunun arastirilmasi, sorunun ortaya cikmasinda bir davranis kalibinin rol
oynadigini gosterebilir. Boylece bir tek faktor degistirilerek sorunun bir cok yonunu duzeltmek olanakli hale gelir.
-Varsayimlar: Sorunu olan kisiler hepimiz gibi, yasam hakkinda, genel olarak insanlar hakkinda ve tek tek kisiler hakkinda varsayimlar yaparlar. Bazen bu varsayimlar yanlis yada uygunsuzdur, dolayisiyla sorunu ortaya cikmasina katkida bulunurlar. Sorunu olan kisi kendi varsayimlardan haberdar olmayabilecegi icin yonetici bunlari bulmakta ve arastirmakta yardimci olmalidir.
-Basvuru Cercevesi: Insanlarin kendi basvuru cercevelerinden uzaklasip sorunu farkli bir bakis acisindan gormeleri guctur. Sorunu olan kisi kendini bu sorunla ilgili diger insanlarin yerine koydugunda , durumu daha iyi anlayacaktir. Bunun bir baska yoluda, farkli bir baglamda ortaya cikan benzer bir sorunu dusunmektir. Boylece sorunu olan kisi isle ilgili konularda yargi verme tarzini degistirebilir.
-Tutarsizliklar: Yonetici, arastirdigi malzemede bazi tutarsizliklara rastlayabilir. Bunlar , soylenen iki sey arasinda , sorunu olan kisinin soyledikleri ile yaptiklari arasinda yada iki davranis arasinda olabilir. Bunlarin arastirilmasi, sorunun onemli ogelerini ortaya cikarabilir.
-Anlamli Unutkanliklar: Soylenmeyen seyler bazi soylenenler kadar etkili olabilir. Sorunu olan kisinin onemli bir noktadan hic soz etmemesinin sebebi bazen o konuyu butunuyle unutmak istemesi , bazen de utangacliktir. Yonetici hangi unutkanliklarin uzerine gitmesi ve bunu nasil yapmasi gerektigine karar vermelidir.
-Anlamli Deginmeler: Sorunu olan kisiler daha once aciklamadiklari anlamli bir noktaya deginerek , ortaya bir ipucu atabilirler. Boyle yaparken genellikle, yoneticinin o ipucunu yakalayip uzerine gitmesini umarlar. Boylece, gayretkeslik yapmak istemedikleri halde o bilgiyi vermek zorunda kalmis olacaklardir. Bunlar, elde sorun acisindan onemli oldugunu yalnizca yoneticinin anlayabilecegi anlamli ama bilincsiz deginmelerden ayirt edinmelidir.
-Birden Fazla Gorusme: Gorusme zamanin kisitli olmasi birden fazla gorusmeyi gerekli hale getirebilir. Bunu bazi avantajlari vardir: Taraflar konuyu daha ortamlarda birkez daha dusunme firsati bulurlar
ve arastirmaya devam etmek icin ev odevlerini yapabilirler. Yoneticinin yaptigi gorusmelerle ilgili notlar almasi iyi olur; bu notlar ona hem daha konusulanlari animsatacak hem de sonraki gorusmeye hazirlanmasina yardimci olacaktir.
-Kagit ve Kalem: Arastirilacak cok fazla malzeme varsa taraflarin birlikte calisarak bir diyagram hazirlamalari yararli olabilir. Boylece sorunu kus bakisi gorerek ogeleri butunlukleri icerisinde degerlendirebilir ve dolayisiyla dikkatlerini yoneltmeleri gereken daha onemli alanlari kolayca saptayabilirler
8-ARASTIRMA-SENTEZ:
-Arastirma asamasinin yapisi, hipotezler olusturma sureci etrafinda kuruludur. Bu hipotezler ilk basta kabul yada reddedilmeye ve gozden gecirilmeye butunuyle aciktir.
-Arastirma asamasi ilerledikce, konuyla ilgili olgular saptanip incelenir. Bu, onceki hipotezlerin degistirilmesine yada yenilerini olusturulmasina goturur.
-Yonetici, olgulari aydinlatabilmek icin daha onceki bolumlerde aciklanan beceri ve yontemlere gereksinim duyar; bu arada taraflarin sorun uzerinde bir ekip olarak calistiklari isbirligi ortamini kurmasini gerekir. Amac bir suclu bulmak degil sorunu cozmektir.
-Arastirma asamasi, sorunun cozulmesi icin kimin yada neyin degismesi gerektigi belirlenene kadar tamamlanmis olmaz.
9-AMAC SAPTAMANIN ILKELERI:
-Amac saptama , sorunun anlasilmasini o sorunun cozulmesi icin eyleme gecmeye donusturen asamadir.
-Yoneticiler, eyleme yonelik bu asamayi hos karsilamakla birlikte bazen bunun ozel bir dikkat gerektirmedigini, hatta kendi kendine hallolacagini dusunurler.
-Amaclarin basariyla gerceklesmesi icin, SGGD (somut-gercekci-gozlenebilir-degerli) kriterlerine uymalari gerekir.
-Amac saptama, hem yoneticinin hemde sorunu olan kisinin duzenli bir sekilde calisabilecegi, bilincli bir surec olarak ele alinmalidir.
-Insanoglunun, uygun gibi gorunen ilk amaca sarilma egilimi vardir. Sorunlari cozmeye calisan yonetici, en iyi amaclari bulmak icin cesitli alternatifleri arastirmalidir.
-Cogu zaman amaclar arasinda bir hiyerarsi gozetmek gerekir: Sorunu cozulmesini saglayacak bir ana amac ve buna ulasilmasini saglayacak araclar gibi dusunulebilecek olan alt-amaclar vardir. Bunlara ulasmak icinde alt-amaclara gerek duyulabilir. Bir cok sorunun cozumu icin, bir amac stratejisine sahip olmak onem tasir. Bu noktada diyagram kullanmak yararli olabilir.
-Stratejinin olusturulmasi, amaclar ve alt-amaclar icin bir sira zaman siniri saptamasiyla tamamlanir. Mesela Napolyon'un kis ortasinda bombos bir Moskova´ya girdiginde aldigi gibi, zamanlama stratejinin onemli bir parcasidir.
10-ISE YARAR AMACLAR SECMEK:
-Sorunun cozulmesi icin hangi amaclar yada alt-amaclar secilmis olursa olsun, bunlarin SGGD kriterlerine uymasi gerekir. Bu testi gecemeyen amaclar ya degistirilmeli yada bir tarafa birakilmalidir.
-Amaclar somut olmali, yani hem yonetici hemde sunucu olan kisi sonucta neyin elde edilecegini acik secik bilmelidir. Sorunu olan kisiden neyin beklenebilecegi, amaca ulasip ulasmadigi ve ne zaman ulasildigi da acikca gorulebilir.
-Secilen amaclar gecerli olmalidir, yani bunlar sorunu olan kisinin ulasamayacagi hedefler olmamalidir. Sorunu olan kisiler bazen heyecanlarina kapilip fazla hirsli amaclar secerler. Bazen de amac gercekci oldugu halde gerceklesmesi icin baska adimlar atilmasi, yani alt-amaclara ulasilmasi gerekir. Cok sayida amac ayni anda ele alinmamalidir. En iyisi, her seferinde bir yada iki amacla ilgilenmek, gerisini sonraya birakmak. Birden fazla amac secildigi zaman, bunlarin hangi sira icinde ele alinacagini saptamak onemlidir. Bu sira kendiliginden belli olmuyorsa, ilk ele alinacak amac olarak, sorunu olan kisiye basari zevkini tattiracak ve kolay bir amac secilmelidir. Sorunu olan kisi, amaci yanlis secilmesi yada istenen sonucun vermemesi yuzunden basarisizlikla karsilasmaya hazir olmalidir.
Amac kendi icinde gercekci olsada, sorunu olan kisi onu gerceklestirecek kapasitede olmayabilir. Amaca ulasmayi kolaylastiran ve guclestiren faktorlerin bir tablo halinde duzenlenmesi yararli olacaktir. Bu tablonun duzenlenmesi sonucunda, sorunu olan kisiye ek bir yardim saglanmasi yada stratejinin degistirilmesi dusunulebilir.
-Amaclar gozlenebilir olmali, yani bunlara ulasip ulasilmadigini anlamanin bir yontemi bulunmalidir. Bu sorunu olan kisi basarisini gorerek motive olmasini saglar. Basariyi degerlendirmenin yolunu bulmak gucte olsa, yilginliga kapilinilmamalidir. Basariyi mumkun oldugunca olcebilecek bir yontem bulmak, hic yontem olmamasindan daha iyidir.
-Amaclar degerli olmali, yani nihai olarak kabul edilmeden once sagduyunun mihenk tasina vurularak sonucta elde edilecek seyin gosterilen gayrete degecegi gorulmelidir.
11-AMACLAR VE ODULLER:
Amac saptama surecine uygulamadan once , odullerin baslica ozelliklerini ozetlemek yararli olacaktir:
-Cesitli oduller vardir ve kisinin bunlara verdigi oncelik kosullara ve kendi mizacina baglidir.
-Oduller olumlu ya da olumsuz olabilir.;olumlu bir odul ona yol acan davranisi guclendirir, olumsuz bir odulse zayiflatir.
-Insanlar davranisla odulu arasinda bir cagrisim iliskisi kurarak, belli bir sekilde davranmayi (yada belli bir sekilde davranmaktan kacinmayi) ogrenirler. Bunu cogu zaman bilincsiz yaparlar. Insanlara oduller vererek, belli bir sekilde davranmayi ogrenmelerini saglamak mumkundur. Bunu ogreten de yaptigi seyin bilincinde olmayabilir.
-Oduller icsel yada dissal olabilir. Icsel odul davranisin kendisinden kaynaklanir ve, dolayisiyla, hemen hemen her zaman mevcuttur; dissal odulse baska bir yerden gelir ve surekli olmasi kosullara baglidir.
-Odulle guclendirilmeyen davranislar zamanla unutulur.
-Odul dengesinde zamanin buyuk bir onemi vardir; insanlarin onemli fakat uzun vadeli odulleri daha onemsiz fakat kisa vadeli odullere feda etmesi, cok rastlanan bir durumdur.
Genel bir kural olarak, insanlar elde etmeyi umduklari yararin buyuklugune gore davranirlar.
Ne varki yararlarin dogasi ve birbirlerine gore buyuklukleri sagduyu ile verilen yargilara her zaman uymaz.
Bu genel kural sorunlari cozerken onem tasir, cunku yararlar arasinda uygun bir denge olusmasini saglayacak amac ve alt-amaclar formule ederken kullanilabilir, boylece amacin gerceklesmesine
yardimci olur.
Soz konusu genel kural, verimi dusuyor gibi gorunen bazi davranislarin aciklanmasini kolaylastirabileceginden arastirma asamasindan da yararlidir.
Sorunu olan kisilerin sirket yada grup kulturlerinden etkilendikleri unutulmamalidir. Bu kultur bazen, verimi dusuren davranislari odullendirebilir.
12-DESTEKLEME
Destek , sorunu olan kisinin amaclarina ulasmak icin gereksinim duyabilecegi yardimdir.
-Sorunu olan kisinin secilen amaclarin ulasabileceginden emin olmak onemlidir. Yardimci kartlari gibi araclar bu konuda ise yarayabilir.
-Sorunu olan kisiye saglanacak destegin bir kismi, gorusme disinda verilebilir; egitim
icin ozel gorusmeler, baska kisilerle yapilacak gorusmeler, orgutlenmede degisIk yapma, vb.
-Mumkun oldukca sorunu olan kisi gerekli yardimi kendi bulmaya ve duzenlemeye tesvik edilmeli, boylece bagimsizligi guclendirilmelidir.
-Kullanilacak yontem yada yapilacak hazirliklar birden fazla kisiyi ilgilendiriyorsa, sorun cozme becerileri yararli olacaktir.
-Sorunu olan kisi bir amac uzerinde dusunurken ortaya cikan bazi guclukler yeni bir kucuk sorun olusturur; bunlar icin DAADI surecinin bastan itibaren uygulanmasi iyi olur.
-Yonetici sIk sIk , sorun cozme surecinde kendi kullandigi becerileri sorunu olan kisiye ogretmek durumunda kalacaktir-iyi dinleme, basvuru cercevesini degistirme, prova sozsuz iletisim, vb.
-Bu egitimi iyi verebilmek icin yoneticinin su cerceveyi akilda tutmasi gerekir: aciklama, gosterme, deneme elestirme.
13.IZLEME:
Bir antrenorun atletlerini en yuksek standartlarla egittikten sonra girdikleri yarislari kazanip kazanmadiklarina aldirmamasi garip olurdu. Izleme asamasi, bunun yaninda, stratejinin basarili bir
sekilde tamamlanmasini saglamak bakimindan da onemlidir. Buna uc sekilde yardimci olur.
-Yoneticinin sorunu olan kisinin basarilarini onaylamasi onun icin degerli bir odul olusturur ve sorun cozulene kadar yoluna devam etmesi icin cesaret verir.
-Yoneticinin sorunu olan kisiye stratejinin uygulanmasi boyunca rehberlik yapmasini saglar. Yonetici onceki amaclarin gerektigi gibi tamamlandigindan, sonraki amaclar icin de yeterli destegin verildiginden emin olur.
- Eger bir amaca gereken zamanda ulasilmamissa, ya da o konuda hicbir girisim yapilmamissa, bunun sebepleri bulunur ve onlem alinir.
Izleme asamasi sorun cozme surecinin ayrilmaz bir parcasidir. Secilen amaclarin gerceklestiginden emin olunmasini ve uzerinde anlasilan stratejinin sonuna kadar goturulmesini sagladigi icin onemlidir. Izleme asamasinin bir islevi, yoneticinin basariyi onaylama yoluyla sorunu olan kisiye kisa surede bir odul vermesidir. Bu onaylama samimi olmali ve yoneticinin durumla ilgilendigini acikca gostermelidir. Bu asamanin diger islevleri de sorunu olan kisiye stratejinin uygulanisi boyunca rehberlik edilmesi, amaclarin neden gerceklesmediginin cozumlenmesi ve onlem alinmasidir. Birden fazla alt-amac soz konusu oldugunda, izleme asamasi onceki amaclarin tamamlandigini gorup sonraki amaclar icin destek saglamayi olanakli kilar.
-Izleme asamasi DAADI yonteminin eyleme yonelik oldugunu acikca gosterir. Alinan sonuclarda hem yoneticinin hemde sorunu olan kisinin sorumlulugu vardir. Surec tamamlandiginda sorunu olan kisi sorumluluklarini ustlenmeye hazir degilse, yoneticinin yapabilecegi bir sey yoktur. Sorunu olan kisi kendi tavrinin sonuclariyla kendisi yuzlesecektir.
-DAADI gibi yonetim surecleri gercekci bir gozle gorulmelidir. Yontem yanilmaz degildir ve etkililigi yoneticinin onu calisma yasami icinde kullanirken gosterecegi basariya baglidir. Ama DAADI surekli geribesleme saglar ve buda becerilerin gitgide gelismesi anlamina gelir.
14-DAADI:
YONETIM ICIN BIR AMAC
Bu bolumde DAADI surec ve becerilerinin baska amaclarda kullanilmasini bazi yollari uzerinde durulacaktir.
Gunluk yonetimde DAAD becerileri
-Iyi dinleme, bir teknik olmaktan daha ote bir seydir-Insanlara karsi sayginin bir ifadesidir. Elemanlarin motivasyonunu yukseltmek ve yeterli enformasyon almak icin surekli kullanilmalidir.
-Empati, yani durumu baska birinin bakis acisindan gorebilme yetenegi, gelistirilmeli ve uygun olan her yerde kullanilmalidir. Bu yetenek yoneticinin yararli tepkiler gostermesine yardimci olur.
Yonetici kendini dinlemeyi ihmal etmemelidir. Boylece kendi tutum ve
duygularini fark eder ve bunlari yapici bir sekilde kullanmayi
ogrenir.
DAADI ve sefle iliskiler:
-Sefiniz bir sorunun cozumu icin yardima gereksinim duydugunda, DAADI yontemini kullanmamiz gerekir.
Sefinizin sizinle bir sorunu varsa , onunla gorusmenizi DAADI surecine sokmaya ve bunun icin uygun becerileri kullanmaya calismalisiniz. Bu sefinizin siz yada durum hakkinda duygularina gerekli agirligi verirken, tartismayi sorunun nesnel bir sekilde ele alinmasina dogru yonlendirecektir.
DAADI nin kucuk gruplarda kullanilmasi:
-DAADI iki kisi arasindaki catismalari gidermekte yararlidir. Bu durumda taraflara sureci birlikte gerceklestirmeleri icin yardimci olunmalidir. Butun gucluklerin ortaya cikarilmasi gerekli oldugu icin, yoneticinin once taraflari ayri ayri dinlemesi yararli olacaktir.
Sorun cozmek icin bir araya gelen gruplarda , DAADI becerileri grubun uyumlu calismasi icin yararlidir. Baskanin calisma sirasinda gruba bu becerileri ogretmesi, uzun donemde zamanin iyi kullanilmasini saglar.
-DAADI sureci kucuk degisIkliklerle, sorunlarin grup halinde cozulmesi konusunda bir cerceve islevi gorebilir. Baskanin bu andaki konumu grup icin acik olmalidir.
Yazar : Quentin de la BEDOYERE
Yayinevi : Rota
Sorun cozme yetenegi yoneticiliginin mihenk tasidir. Sorunlar yoneticinin isinin surekli bir parcasidir. O yalnizca dogru bir cozum bulma degil, insan faktorunu hesaba kattigi icin basarili olacak tek cozumu bulma gereksinimindedir. Ama ne yazik ki, insanlar bu konuyu sistematik bir yontem ile ele almadiklari icin genellikle gorevi iyi yerine getirememektedirler. Oysa boyle yontemler vardir ve gerekli beceriler edinmek isteyen yoneticiler bunlari etkili bir sekilde kullanabilirler.
Hastalik olmasaydi doktorlara, suc olmasaydi polislere gereksinim duymayacagimiz gibi, is yasaminin gundelik malzemesi olan sorunlar olmasaydi yoneticilere de gerek olmazdi. Sefimizin guzel bir sozu
vardi: " Simdiye kadar bir saticiydim; basarin kendi ozelliklerine bagliydi. Ama artik durum cok farkli, basarin baska insanlarin ozelliklerine bagli." Bu ogut cok ise yaradi.
Sorunlara sistematik yaklasim icin sunlar gerekir:
-Sorunu olan kisinin bakis acisindan sorunun nasil gorundugu uzerine yonetici ile o kisinin ortak bir anlayisa ulasmasi.
-Sorunun kaynaklarini bulmak ve neyin degistirilmesi gerektigi saptamak icin yapilacak bir arastirma.
-Gerekli degisIklikleri yapmak icin pratik ve olculebilir amaclarin saptanmasi.
-Amaclara ulasilip ulasilmadigini gozleyerek geri besleme alma.
Benjamin Franklin Yontemi:
Franklin yasam tarzinin bazi yonlerini degistirmek istiyordu. Degistirmek istedigi onuc aliskanlik saptayip bunlarin her birine bir hafta ayirdi. Yaninda surekli bir defter bulundurarak, her gun basarilarini buna kaydetti. ama kendisinin de vurguladigi gibi, her hafta yalniz bir tek aliskanlik uzerine duruyordu-digerlerini kendi baslarina degismeye birakmisti. Onuc haftanin sonunda listeye bastan basladi.
Benjamin Franklin yontemi yararli olacaktir. Bir arkadasla ya da kucuk bir grupla birlikte calismak en iyisidir. Yoneticiler bu noktada daha avantajlidir, ama sistematik bir yontem kullanip gerekli becerileri alistirma yaparak kazanmadikca onlar da buyuk bir olasilikla basarisizliga ugrayacaklardir.
Daadi Modeli
Genellikle sorunu olan kisinin kabul ettigi amaclara ulasilabilmesi icin gerekli kaynaklara sahip bulundugundun emin olmak gerekir. Boylece, asagidaki gibi bes asamali bir model elde ederiz. Bu , kitap boyunca izlenen temel model budur.
Dinleme-Arastirma- Amac saptama-Destekleme-Izleme=DAADI
1-Dinleme: Yonetici durumu sorunu olan kisinin bakis acisindan gorebilmek icin onu dinler.
2-Arastirma: Yonetici ile sorunu olan kisi bu surunun gercek dogasini anlamak icin neyin degistirilmesi gerektigini saptamak uzere sorunu arastirirlar.
3-Amac Saptama: Bu degisIkligi gerceklestirebilecegine inandiklari somut ve olculebilir amaclar uzerinde anlasirlar.
4-Destekleme: Sorunu olan kisinin saptanan amaclara ulasabilmesi icin gereksinim duydugu destekler saglanir-ek egitim gibi.
5-Izleme: Amaclara ulasilip ulasilmadigini ve sorunun cozulup cozulmedigini anlamak icin , surecin nasil gelistigi izlenir.
Yontem sorunlara cozum bulunmasinda yoneticiden cok sorunu olan kisiye agirlik verdiginden, elemanlar cabucak, kimsenin kendilerini kasIkla besleyemeyecegini ogreneceklerdir. Kendi karar ve eylemlerinin sorumlulugunu kendileri tasimak zorundadirlar. Boylece elemanlar gelisir, onlarin omuzlarindaki yonetici de giderek yukselir.
DAADI sistematik olma ve surec icinde geribesleme saglama kriterlerini karsilar. Yontem yapay yada insanlik disi degildir, cunku onu kullanan insanin kisiliginin can verecegi bir iskeletten baska birsey degildir.
Model, kati olmak soyle dursun , yoneticiye nerede oldugunu gosterecegi icin, ona cok daha buyuk bir ozgurluk tanir. Ortaya cikabilecek ikincil sorunlarin da gerektigi gibi ele alinmasini ve her asamanin basariyla tamamlanip tamamlanmadiginin kontrol edilmesini saglar.
Model, sorunu olan dogal olarak bu soruna cozum bulmak istedigini varsaydigindan ve ona cozum bulmakta yardimci olma amacini tasidigindan, manipulatif olmaktan cok uzaktir.
Model sorunun cozulmesi icin gerekenden daha fazla zaman harcamasina neden olmaz. Etkisiz yontemler kullanmanin neden olacagi zaman israfini onler.
Yoneticinin amaci ayni zamanda elemanlarina sorunlari daha iyi cozmeleri icin yardimci olmaktir. DAADI, sistematik bir yontem ortaya koymasi, yararli becerileri eylem icinde gostermesi ve personeli kendi karalarinin sorumlulugunu almak uzere cesaretlendirmesi bakimindan yararlidir.
NEDEN DINLEME?
Cogu yonetici iyi dinlemenin kendi isinin bir parcasi oldugunu bilir ve bu beceriye sahip oldugunu dusunur yada umar. Ama bu gorundugu kadar kolay degildir. Iyi dinleme, sorunlari etkili bir sekilde cozmenin temelidir-durumu sorunu olan kisinin gozuyle gormeye yardimci olmakla kalmaz, yoneticinin gercek bir yardimda bulunmasi icin gereken guveni de tesis eder.
Aslinda hepimiz normal olarak bunu yapariz:
Soylenenleri dinleyip duygularimiza ve yargi gucumuze basvurarak, aldigimiz enformasyonu islemeye baslariz-tepkimizi ortaya koyarak, ise yarayabilecegini dusundugumuz kararlar formule ederiz. Bu ise
soylenenleri dinlemedigimizi gosterir-cunku dinleme, soylenenleri anlamayi ve konusan kisi gibi hissetmeyi gerektirir. Bunlari yaparken ayni zamanda tepkimizi ortaya koymamiz ve durumu kendi terimlerimizle cozumlememiz mumkun degildir. Kendi bakis acimizi bir tarafa birakip baska birinin bakis acisini benimsemek kolay degildir. Bu dogal da gozukmez. Konusan kisi sizden kendisine katilmanizi beklediginde, kendinizi onun yerine koymak cok daha guctur.
Dinlemenin Onemi:
-Sorunu olan kisiyle yonetici arasinda, sorunun isbirligi icinde cozulmesi icin gerekli iliskiyi kurar.
-Durumun gercekliginin bir parcasini olusturan, sorunu olan kisinin duygularinin anlasilmasini ve bunlara gereken onemin verilmesini saglar.
-Sorunu olan kisinin gercek kaygilarinin ifade edildiginden, yuzeysel duygularla yetinilmediginden emin olunmasini saglar.
-Sorunu olan kisiye kendi kafasindaki karisIkliklari duzene sokmasi icin yardimci olur.
-Sorunu olan kisiye, bu sorunu cozmek icin yapilmasi gereken degisIkliklere acik olma konusunda yardimci olacak duygusal kosullari hazirlar.
DINLEME BECERILERI:
Tam dinleme, sohbetlerdeki dinlemeden butunuyle farkli bir yaklasim gerektirir. Onun icin birkac beceriyi edinmek lazimdir: Ozellikle dinleyenin gercekten anladigini gosteren ve konusana da soylediklerini gozden gecirme firsati veren yansitici ozetler yapma yetenegi. Sozsuz iletisim becerilerine sahip olmak onemlidir.
Tam dinlemede dinleyicinin fiziksel tutumu da degisIktir. Kimisi arkasina yaslanir, kimisi de butun dikkatini verebilmek icin one egilir; fakat her durumda sakin ve rahattir. Konusana butun soylediklerinin buyuk bir dikkatle dinlendigi mesajini vermek gerekir. Yer ve zamanin soylemek istediklerini soylemesine uygun oldugunu bilmesi de gerekir.
Dinleyicinin esit taraflardan birini olusturdugu sohbetlerin tersine, Dinleme asamasi yoneticinin bilgi alan kisi konumunda olmasini gerektirir. O yuzden koklu bir tutum degisIkligi gerektirir ve bunun ilk isareti de dinleyicinin fiziksel durusundaki degisIkliktir. Dinleyici, konusanin kendini baski altinda hissetmeden, rahatca ifade etmesini saglayacak sekilde kalmayi bilmelidir.
Dinleyici, karsisindaki kisinin sozlerini ozetleyerek, onun soylediklerini ve duygularini anladigini gostermelidir.
Bu ozetler, konusan kisinin soyledigi seyler uzerinde tekrar yogunlasmasini ve bunlari degistirmesini yada genisletmesini saglar.
Iyi ozetler, Dinleme asamasinin dogal duraklama anlarinda yapilmalidir. En son yapilan ozet, konusan kisinin bu ozeti onaylamasi halinde arastirma asamasina gecilmesini saglayacagi icin onemlidir.
Sozel olmayan iletisim, dinlemenin onemli bir parcasidir; bu konudaki beceriler gelistirmelidir.
Iyi dinleme, sorun cozme surecinin butun asamalarinda gecerlidir. Bu becerilerin korunmasi ve gelistirilmesi isteniyorsa, duzenli olarak pratik yapilmalidir.
5-NEDEN ARASTIRMA?
Dinlemeyi arastirma izler. Bu asamada, ortaya cikan duygu ve olgulara bir anlam kazandirilmaya calisilir. Hedef, cozulmesi gereken sorun yada sorunlarin ozune ulasmaktir. Durumu degistirmek icin saptanacak amaclar da bu asamada ortaya cikmaya baslar. Bu bolumde arastirma asamasinin amaci ve ilkeleri ele alinacaktir. Gelecek bolumde ise bu konudaki pratik teknikler aciklanacaktir. Dinleme asamasinin nerede sona erip Arastirma asamasinin nerede basladigini saptamak her zaman kolay degildir.
Arastirma asamasi, yoneticinin sorunu olan kisinin durum hakkindaki tutum ve duygularini tam olarak anlamasiyla ve dogru olup olmadigini gormek icin bu anladigi seyi sorunu olan kisiye tekrarlamasiyla
baslar.
Arastirma asamasinin amaci, istenen degisIkligin gerceklesmesini saglayacak amaclar saptamak uzere sorunun ozunu ortaya cikarmak icin durumu incelemektir.
Arastirma birlikte yurutulmelidir. Ureticinin bu asamadaki rolu asil olarak, sorunu olan kisinin bu sorunu inceleyip gercegi kesfetmesine yardimci olacak bir cerceve saglamak ve ona rehberlik etmektir. Sorunun gercek kaynagi derinlerde yatiyor olabilir. Akla gelen ilk cozum, sorunu olan kisiyi memnun etse bile hemen kabul edilmemelidir. Sorunu kaynaginin kim yada ne oldugunu saptamak onemlidir. Sorunu olan kisi kendi sorumlulugunun derecesini ve dogasini kendisi kesfetmelidir. Cozumun sorumlulugu her zaman sorunlu kiside degildir. Ama bu kisi etkili bir cozum bulunmasinin sorumlulugunu ustlenebilir. Sorun cozumu bir "suclama"oyunu degil, bir"degisIklik yapma"oyunudur.
6-TEMEL ARASTIRMA BECERILERI:
Arastirma, sureci temel olusturan alti temel becerinin kullanilmasini gerektirir: anlayisi gelistirip acikliga kavusturacak yaratici sorular; konusanin kastettigi derin anlami yansitan yorumlayici ozetler; mevcut durumda onem tasiyan duygularin arastirilmasi; sorunu olan kisiye kendini somut olarak ifade etmesi icin yardimci olmanin yollari; secilmesi mumkun eylem cizgilerinin sonuclarinin test edilmesi; konuyla ilgili enformasyonun verilmesi. Bu bolumde bu konulara deginilmistir.Bazi yoneticiler duygulari arastirmaktan cekinse de, duygular sorunlarin hem ortaya cikmasi hem de cozulmesi acisindan kritik bir onem tasir. Dolayisiyla , duygularin nasil arastirilacaginin bilinmesi, sorunlarin etkili bir sekilde cozulmesi bakimindan onemli bir beceridir. Bu teknik, gerekli guven ortaminin tesis edildiginden emin olunmadan kullanilmamalidir-iyi dinlemenin bu konuda cok yardimi olacaktir. Arastirilan duygular her zaman sorunla ilgili olmalidir. Yoneticinin karsisindaki kisi "bunun konuyla ne ilgisi var"diye sordugu zaman bu ilgiyi ortaya koyabilmesi gerekir. Yonetici bu noktada arastirmasini genellikle mahrem
sayilan bir alana yonelttiginden, sorunu olan kisiye karsi duyarli ve saygili olmalidir. Sorunu olan kisiler cogu zaman duygularini ifade etmekte gucluk cektikleri icin, yoneticinin onlara bu konuda yardim etmeye hazir olmasi gerekir.
Duygular belli kesinlikle teshis edilmedikce, sorunun cozumunde hangi rolu oynayacaklarini tahmin etmek kolay degildir.
Sorunu olan kisiye soyleyeceklerini somut bir sekilde ifade etmesi icin yardimci olmak cok onemlidir. Sikayetleri kesin bir sekilde ifade etmeye calismak, bazen bunlarin hic de onemli olmadigini anlasilmasini saglar. Bazi durumlarda da , somut olma cabasi sorunun ameliyat masasina yatirilarak daha etkili bir sekilde arastirmasini saglar ve bundan sonra atilacak adimlari ortaya cikarir. Sorunu olan
kisiler kimi zaman somut konusmayi guc bulurlar ve bu surece karsi direnirler. Yonetici, sorunu olan kisinin gecmiste yaptiklarini yada gelecekte yapacaklarini gerceklikle karsilastirmasini saglamak icin sonuc testine basvurur. Bu test, sorunu olan kisiden cok sey bekledigi icin ancak olumlu bir sonuc vereceginden emin oldugu zaman kullanilmalidir. Insanlar yapmayi dusundukleri birseyi sonucunda nasil hissedeceklerini hayal etmeyi guc bulacaklarindan, sorunu olan kisiye bu konuda yardimci olunmalidir.
Yonetici sorunu olan kisiye konuyla ilgili butun bilgileri verdiginden emin olmalidir. Bu bilgiler, sirketin politikalari ve yapisi, yonetsel kararlar, genel enformasyon yada baskalarinin sorunu olan kisi hakkinda ne dusundukleri gibi konularda olabilir.
Butun bunlar guclu yontemlerdir. Yonetici bunlardaki becerisini gelistirmek icin pratik yapmalidir. Normal bir is gununde bunlari ayri ayri uygulamak icin cesitli firsatlar cikacaklardir.
7-BASKA ARASTIRMA BECERILERI:
Arastirma asamasinda kullanilan becerilerle ilgili birkac yontemin , sorunun onemli noktalarini saptamakta yararli oldugu gorulmustur.
-Kaliplar: Ele alinan yada bunlarla gecmiste yasanan bazi olaylar arasinda ortak bir yon bulundugu taraflarin dikkatini ceker. Bunun arastirilmasi, sorunun ortaya cikmasinda bir davranis kalibinin rol
oynadigini gosterebilir. Boylece bir tek faktor degistirilerek sorunun bir cok yonunu duzeltmek olanakli hale gelir.
-Varsayimlar: Sorunu olan kisiler hepimiz gibi, yasam hakkinda, genel olarak insanlar hakkinda ve tek tek kisiler hakkinda varsayimlar yaparlar. Bazen bu varsayimlar yanlis yada uygunsuzdur, dolayisiyla sorunu ortaya cikmasina katkida bulunurlar. Sorunu olan kisi kendi varsayimlardan haberdar olmayabilecegi icin yonetici bunlari bulmakta ve arastirmakta yardimci olmalidir.
-Basvuru Cercevesi: Insanlarin kendi basvuru cercevelerinden uzaklasip sorunu farkli bir bakis acisindan gormeleri guctur. Sorunu olan kisi kendini bu sorunla ilgili diger insanlarin yerine koydugunda , durumu daha iyi anlayacaktir. Bunun bir baska yoluda, farkli bir baglamda ortaya cikan benzer bir sorunu dusunmektir. Boylece sorunu olan kisi isle ilgili konularda yargi verme tarzini degistirebilir.
-Tutarsizliklar: Yonetici, arastirdigi malzemede bazi tutarsizliklara rastlayabilir. Bunlar , soylenen iki sey arasinda , sorunu olan kisinin soyledikleri ile yaptiklari arasinda yada iki davranis arasinda olabilir. Bunlarin arastirilmasi, sorunun onemli ogelerini ortaya cikarabilir.
-Anlamli Unutkanliklar: Soylenmeyen seyler bazi soylenenler kadar etkili olabilir. Sorunu olan kisinin onemli bir noktadan hic soz etmemesinin sebebi bazen o konuyu butunuyle unutmak istemesi , bazen de utangacliktir. Yonetici hangi unutkanliklarin uzerine gitmesi ve bunu nasil yapmasi gerektigine karar vermelidir.
-Anlamli Deginmeler: Sorunu olan kisiler daha once aciklamadiklari anlamli bir noktaya deginerek , ortaya bir ipucu atabilirler. Boyle yaparken genellikle, yoneticinin o ipucunu yakalayip uzerine gitmesini umarlar. Boylece, gayretkeslik yapmak istemedikleri halde o bilgiyi vermek zorunda kalmis olacaklardir. Bunlar, elde sorun acisindan onemli oldugunu yalnizca yoneticinin anlayabilecegi anlamli ama bilincsiz deginmelerden ayirt edinmelidir.
-Birden Fazla Gorusme: Gorusme zamanin kisitli olmasi birden fazla gorusmeyi gerekli hale getirebilir. Bunu bazi avantajlari vardir: Taraflar konuyu daha ortamlarda birkez daha dusunme firsati bulurlar
ve arastirmaya devam etmek icin ev odevlerini yapabilirler. Yoneticinin yaptigi gorusmelerle ilgili notlar almasi iyi olur; bu notlar ona hem daha konusulanlari animsatacak hem de sonraki gorusmeye hazirlanmasina yardimci olacaktir.
-Kagit ve Kalem: Arastirilacak cok fazla malzeme varsa taraflarin birlikte calisarak bir diyagram hazirlamalari yararli olabilir. Boylece sorunu kus bakisi gorerek ogeleri butunlukleri icerisinde degerlendirebilir ve dolayisiyla dikkatlerini yoneltmeleri gereken daha onemli alanlari kolayca saptayabilirler
8-ARASTIRMA-SENTEZ:
-Arastirma asamasinin yapisi, hipotezler olusturma sureci etrafinda kuruludur. Bu hipotezler ilk basta kabul yada reddedilmeye ve gozden gecirilmeye butunuyle aciktir.
-Arastirma asamasi ilerledikce, konuyla ilgili olgular saptanip incelenir. Bu, onceki hipotezlerin degistirilmesine yada yenilerini olusturulmasina goturur.
-Yonetici, olgulari aydinlatabilmek icin daha onceki bolumlerde aciklanan beceri ve yontemlere gereksinim duyar; bu arada taraflarin sorun uzerinde bir ekip olarak calistiklari isbirligi ortamini kurmasini gerekir. Amac bir suclu bulmak degil sorunu cozmektir.
-Arastirma asamasi, sorunun cozulmesi icin kimin yada neyin degismesi gerektigi belirlenene kadar tamamlanmis olmaz.
9-AMAC SAPTAMANIN ILKELERI:
-Amac saptama , sorunun anlasilmasini o sorunun cozulmesi icin eyleme gecmeye donusturen asamadir.
-Yoneticiler, eyleme yonelik bu asamayi hos karsilamakla birlikte bazen bunun ozel bir dikkat gerektirmedigini, hatta kendi kendine hallolacagini dusunurler.
-Amaclarin basariyla gerceklesmesi icin, SGGD (somut-gercekci-gozlenebilir-degerli) kriterlerine uymalari gerekir.
-Amac saptama, hem yoneticinin hemde sorunu olan kisinin duzenli bir sekilde calisabilecegi, bilincli bir surec olarak ele alinmalidir.
-Insanoglunun, uygun gibi gorunen ilk amaca sarilma egilimi vardir. Sorunlari cozmeye calisan yonetici, en iyi amaclari bulmak icin cesitli alternatifleri arastirmalidir.
-Cogu zaman amaclar arasinda bir hiyerarsi gozetmek gerekir: Sorunu cozulmesini saglayacak bir ana amac ve buna ulasilmasini saglayacak araclar gibi dusunulebilecek olan alt-amaclar vardir. Bunlara ulasmak icinde alt-amaclara gerek duyulabilir. Bir cok sorunun cozumu icin, bir amac stratejisine sahip olmak onem tasir. Bu noktada diyagram kullanmak yararli olabilir.
-Stratejinin olusturulmasi, amaclar ve alt-amaclar icin bir sira zaman siniri saptamasiyla tamamlanir. Mesela Napolyon'un kis ortasinda bombos bir Moskova´ya girdiginde aldigi gibi, zamanlama stratejinin onemli bir parcasidir.
10-ISE YARAR AMACLAR SECMEK:
-Sorunun cozulmesi icin hangi amaclar yada alt-amaclar secilmis olursa olsun, bunlarin SGGD kriterlerine uymasi gerekir. Bu testi gecemeyen amaclar ya degistirilmeli yada bir tarafa birakilmalidir.
-Amaclar somut olmali, yani hem yonetici hemde sunucu olan kisi sonucta neyin elde edilecegini acik secik bilmelidir. Sorunu olan kisiden neyin beklenebilecegi, amaca ulasip ulasmadigi ve ne zaman ulasildigi da acikca gorulebilir.
-Secilen amaclar gecerli olmalidir, yani bunlar sorunu olan kisinin ulasamayacagi hedefler olmamalidir. Sorunu olan kisiler bazen heyecanlarina kapilip fazla hirsli amaclar secerler. Bazen de amac gercekci oldugu halde gerceklesmesi icin baska adimlar atilmasi, yani alt-amaclara ulasilmasi gerekir. Cok sayida amac ayni anda ele alinmamalidir. En iyisi, her seferinde bir yada iki amacla ilgilenmek, gerisini sonraya birakmak. Birden fazla amac secildigi zaman, bunlarin hangi sira icinde ele alinacagini saptamak onemlidir. Bu sira kendiliginden belli olmuyorsa, ilk ele alinacak amac olarak, sorunu olan kisiye basari zevkini tattiracak ve kolay bir amac secilmelidir. Sorunu olan kisi, amaci yanlis secilmesi yada istenen sonucun vermemesi yuzunden basarisizlikla karsilasmaya hazir olmalidir.
Amac kendi icinde gercekci olsada, sorunu olan kisi onu gerceklestirecek kapasitede olmayabilir. Amaca ulasmayi kolaylastiran ve guclestiren faktorlerin bir tablo halinde duzenlenmesi yararli olacaktir. Bu tablonun duzenlenmesi sonucunda, sorunu olan kisiye ek bir yardim saglanmasi yada stratejinin degistirilmesi dusunulebilir.
-Amaclar gozlenebilir olmali, yani bunlara ulasip ulasilmadigini anlamanin bir yontemi bulunmalidir. Bu sorunu olan kisi basarisini gorerek motive olmasini saglar. Basariyi degerlendirmenin yolunu bulmak gucte olsa, yilginliga kapilinilmamalidir. Basariyi mumkun oldugunca olcebilecek bir yontem bulmak, hic yontem olmamasindan daha iyidir.
-Amaclar degerli olmali, yani nihai olarak kabul edilmeden once sagduyunun mihenk tasina vurularak sonucta elde edilecek seyin gosterilen gayrete degecegi gorulmelidir.
11-AMACLAR VE ODULLER:
Amac saptama surecine uygulamadan once , odullerin baslica ozelliklerini ozetlemek yararli olacaktir:
-Cesitli oduller vardir ve kisinin bunlara verdigi oncelik kosullara ve kendi mizacina baglidir.
-Oduller olumlu ya da olumsuz olabilir.;olumlu bir odul ona yol acan davranisi guclendirir, olumsuz bir odulse zayiflatir.
-Insanlar davranisla odulu arasinda bir cagrisim iliskisi kurarak, belli bir sekilde davranmayi (yada belli bir sekilde davranmaktan kacinmayi) ogrenirler. Bunu cogu zaman bilincsiz yaparlar. Insanlara oduller vererek, belli bir sekilde davranmayi ogrenmelerini saglamak mumkundur. Bunu ogreten de yaptigi seyin bilincinde olmayabilir.
-Oduller icsel yada dissal olabilir. Icsel odul davranisin kendisinden kaynaklanir ve, dolayisiyla, hemen hemen her zaman mevcuttur; dissal odulse baska bir yerden gelir ve surekli olmasi kosullara baglidir.
-Odulle guclendirilmeyen davranislar zamanla unutulur.
-Odul dengesinde zamanin buyuk bir onemi vardir; insanlarin onemli fakat uzun vadeli odulleri daha onemsiz fakat kisa vadeli odullere feda etmesi, cok rastlanan bir durumdur.
Genel bir kural olarak, insanlar elde etmeyi umduklari yararin buyuklugune gore davranirlar.
Ne varki yararlarin dogasi ve birbirlerine gore buyuklukleri sagduyu ile verilen yargilara her zaman uymaz.
Bu genel kural sorunlari cozerken onem tasir, cunku yararlar arasinda uygun bir denge olusmasini saglayacak amac ve alt-amaclar formule ederken kullanilabilir, boylece amacin gerceklesmesine
yardimci olur.
Soz konusu genel kural, verimi dusuyor gibi gorunen bazi davranislarin aciklanmasini kolaylastirabileceginden arastirma asamasindan da yararlidir.
Sorunu olan kisilerin sirket yada grup kulturlerinden etkilendikleri unutulmamalidir. Bu kultur bazen, verimi dusuren davranislari odullendirebilir.
12-DESTEKLEME
Destek , sorunu olan kisinin amaclarina ulasmak icin gereksinim duyabilecegi yardimdir.
-Sorunu olan kisinin secilen amaclarin ulasabileceginden emin olmak onemlidir. Yardimci kartlari gibi araclar bu konuda ise yarayabilir.
-Sorunu olan kisiye saglanacak destegin bir kismi, gorusme disinda verilebilir; egitim
icin ozel gorusmeler, baska kisilerle yapilacak gorusmeler, orgutlenmede degisIk yapma, vb.
-Mumkun oldukca sorunu olan kisi gerekli yardimi kendi bulmaya ve duzenlemeye tesvik edilmeli, boylece bagimsizligi guclendirilmelidir.
-Kullanilacak yontem yada yapilacak hazirliklar birden fazla kisiyi ilgilendiriyorsa, sorun cozme becerileri yararli olacaktir.
-Sorunu olan kisi bir amac uzerinde dusunurken ortaya cikan bazi guclukler yeni bir kucuk sorun olusturur; bunlar icin DAADI surecinin bastan itibaren uygulanmasi iyi olur.
-Yonetici sIk sIk , sorun cozme surecinde kendi kullandigi becerileri sorunu olan kisiye ogretmek durumunda kalacaktir-iyi dinleme, basvuru cercevesini degistirme, prova sozsuz iletisim, vb.
-Bu egitimi iyi verebilmek icin yoneticinin su cerceveyi akilda tutmasi gerekir: aciklama, gosterme, deneme elestirme.
13.IZLEME:
Bir antrenorun atletlerini en yuksek standartlarla egittikten sonra girdikleri yarislari kazanip kazanmadiklarina aldirmamasi garip olurdu. Izleme asamasi, bunun yaninda, stratejinin basarili bir
sekilde tamamlanmasini saglamak bakimindan da onemlidir. Buna uc sekilde yardimci olur.
-Yoneticinin sorunu olan kisinin basarilarini onaylamasi onun icin degerli bir odul olusturur ve sorun cozulene kadar yoluna devam etmesi icin cesaret verir.
-Yoneticinin sorunu olan kisiye stratejinin uygulanmasi boyunca rehberlik yapmasini saglar. Yonetici onceki amaclarin gerektigi gibi tamamlandigindan, sonraki amaclar icin de yeterli destegin verildiginden emin olur.
- Eger bir amaca gereken zamanda ulasilmamissa, ya da o konuda hicbir girisim yapilmamissa, bunun sebepleri bulunur ve onlem alinir.
Izleme asamasi sorun cozme surecinin ayrilmaz bir parcasidir. Secilen amaclarin gerceklestiginden emin olunmasini ve uzerinde anlasilan stratejinin sonuna kadar goturulmesini sagladigi icin onemlidir. Izleme asamasinin bir islevi, yoneticinin basariyi onaylama yoluyla sorunu olan kisiye kisa surede bir odul vermesidir. Bu onaylama samimi olmali ve yoneticinin durumla ilgilendigini acikca gostermelidir. Bu asamanin diger islevleri de sorunu olan kisiye stratejinin uygulanisi boyunca rehberlik edilmesi, amaclarin neden gerceklesmediginin cozumlenmesi ve onlem alinmasidir. Birden fazla alt-amac soz konusu oldugunda, izleme asamasi onceki amaclarin tamamlandigini gorup sonraki amaclar icin destek saglamayi olanakli kilar.
-Izleme asamasi DAADI yonteminin eyleme yonelik oldugunu acikca gosterir. Alinan sonuclarda hem yoneticinin hemde sorunu olan kisinin sorumlulugu vardir. Surec tamamlandiginda sorunu olan kisi sorumluluklarini ustlenmeye hazir degilse, yoneticinin yapabilecegi bir sey yoktur. Sorunu olan kisi kendi tavrinin sonuclariyla kendisi yuzlesecektir.
-DAADI gibi yonetim surecleri gercekci bir gozle gorulmelidir. Yontem yanilmaz degildir ve etkililigi yoneticinin onu calisma yasami icinde kullanirken gosterecegi basariya baglidir. Ama DAADI surekli geribesleme saglar ve buda becerilerin gitgide gelismesi anlamina gelir.
14-DAADI:
YONETIM ICIN BIR AMAC
Bu bolumde DAADI surec ve becerilerinin baska amaclarda kullanilmasini bazi yollari uzerinde durulacaktir.
Gunluk yonetimde DAAD becerileri
-Iyi dinleme, bir teknik olmaktan daha ote bir seydir-Insanlara karsi sayginin bir ifadesidir. Elemanlarin motivasyonunu yukseltmek ve yeterli enformasyon almak icin surekli kullanilmalidir.
-Empati, yani durumu baska birinin bakis acisindan gorebilme yetenegi, gelistirilmeli ve uygun olan her yerde kullanilmalidir. Bu yetenek yoneticinin yararli tepkiler gostermesine yardimci olur.
Yonetici kendini dinlemeyi ihmal etmemelidir. Boylece kendi tutum ve
duygularini fark eder ve bunlari yapici bir sekilde kullanmayi
ogrenir.
DAADI ve sefle iliskiler:
-Sefiniz bir sorunun cozumu icin yardima gereksinim duydugunda, DAADI yontemini kullanmamiz gerekir.
Sefinizin sizinle bir sorunu varsa , onunla gorusmenizi DAADI surecine sokmaya ve bunun icin uygun becerileri kullanmaya calismalisiniz. Bu sefinizin siz yada durum hakkinda duygularina gerekli agirligi verirken, tartismayi sorunun nesnel bir sekilde ele alinmasina dogru yonlendirecektir.
DAADI nin kucuk gruplarda kullanilmasi:
-DAADI iki kisi arasindaki catismalari gidermekte yararlidir. Bu durumda taraflara sureci birlikte gerceklestirmeleri icin yardimci olunmalidir. Butun gucluklerin ortaya cikarilmasi gerekli oldugu icin, yoneticinin once taraflari ayri ayri dinlemesi yararli olacaktir.
Sorun cozmek icin bir araya gelen gruplarda , DAADI becerileri grubun uyumlu calismasi icin yararlidir. Baskanin calisma sirasinda gruba bu becerileri ogretmesi, uzun donemde zamanin iyi kullanilmasini saglar.
-DAADI sureci kucuk degisIkliklerle, sorunlarin grup halinde cozulmesi konusunda bir cerceve islevi gorebilir. Baskanin bu andaki konumu grup icin acik olmalidir.
Yazar : Quentin de la BEDOYERE
Yayinevi : Rota
Yorumlar