BT Projesi Yönetimi, Yazılım’dan Daha Önemli
Bell Helicopter faliyetlerini yürütmek için bir proje yönetimi yazılımı paketi almasının ardından yazılımların tek başına yeterli olmayacağını anladı.
Bell 1943’den beri helikopter üretiyor. Texton’un sahibi olduğu Texas merkezli şirketin sayısı düzineleri bulan helikopter modelleri Amerikan ordusunun yıllarca kullandığı Huey’lerden dikine kalkış yapabilen V-22’lere oradan da insansız uçuş özelliğine sahip Eagle Eye’a kadar uzanıyor.
Bell üç yıl kadar önce proje yönetimi yeteneğini arttırmak adına merkezi Pensilvanya’da bulunan Primavera Systems şirketinden bir proje yönetimi yazılımı satın aldı. Fakat Bell Helicopter’in bilişim planları ve denetiminden sorumlu yöneticisi John Daniel’in söylediğine göre bu yazılım başlarda hemen hiç kullanılmadı.
“Bunun nedeni proje yönetimine ilişkin şirket çapında oturmuş bir yaklaşımımızın olmamasıydı. Bilişim konusunda yıllardır bazı programları kullanıyorduk fakat bu programlardan en fazla rahatsız olan yine onları kullanan program yöneticilerimizdi.” diyor.
Şirket bütün projelerini kapsayacak bir standart proje yönetimi stratejisi geliştirmeye başladı ve Daniel bu stratejinin ortak bir dil oluşturmaya, ortak bir yaklaşım ortaya koymaya ve projelerin performanslarını ayrı ayrı değerlendirmeye imkan verecek nitelikte olmasını istediklerini söylüyor.
Şirket proje yönetimine ilişkin imkanlarını tam da i2 üretim yazılımını bünyesine almaya başladığı dönemde artırdı. i2 yazılımının Bell’in Teksas ve Kanada’daki fabrikalarında kullanılmaya başlanması 2 yıl aldı.
Bu proje yönetimi yazılımının en önemli özelliği proje yöneticisine proje sürecinin ayrı ayrı her aşamasında rehberlik etmesi. Daniel durumu “Bazı proje yöneticileri ihtiyaçların nasıl bir araya getirileceğini ya da bir iş dosyasının nasıl hazırlanacağını bilmiyorlar” diyerek açıklıyor. Şirket ayrıca proje yöneticilerine bir başlangıç noktası olarak yardımcı olması için şablonlar da hazırladı.
Kapıyı Açmak
Daniel, şablonların ve takip edilecek süreçlerin yanında Bell’in projelerin yürütülmesinde bir “kapılar” ya da “kilometre taşları “sistemini de devreye soktuğunu belirtiyor. i2 kurulum sürecinde bir diğer aşamaya geçebilmek için proje ekibi projenin müşterisiyle bir araya geliyor ve gelişmeleri değerlendiriyor.
“Eğer gelinen nokta tatmin ediciyse müşteri proje ekibine “bu iş olmuş, ikinci aşamaya geçmeniz için size kapıyı aralayacağız” diyor. Fakat eğer çalışmalar tatmin edici bulunmazsa o zaman kapı kapalı kalıyor ve proje ekibi bir sonraki aşamaya geçebilmek için geri dönüp eksikleri tamamlıyor” diyor Daniel.
Örneğin Bell Helicopter’in bütün projelerinin ilk aşamasını müşteri ve iş süreçlerinin tanımlanması oluşturuyor. Proje ekibi ikinci sıradaki tasarım aşamasına geçebilmek için ilk aşamayı müşteriye bir araya gelerek ilk aşamayı değerlendirmek ve karşı tarafın onayını almak zorunda.
Daniel “Bu sistemde hemen tasarıma girişmek yerine müşteriye “projeniz ihtiyaçlarımı karşılıyor, tam olarak neye ihtiyacım olduğunu anlamışsınız ve bence doğru yoldasınız” deme şansı veriyoruz” diyor.
Daniel proje ekibinin bir aşamayı geçmek için pek çok kez her şeye baştan başlaması durumunda bile uzun vadede para ve emekten tasarruf edilmiş olacağını vurguluyor.” Tüm aşamaları geçmek zor olabilir fakat bu ürünün nihai kullanıcıyı ve müşteriyi tatmin etmemesinden daha iyidir çünkü o zaman da her şeye baştan başlamak zorunda kalırsınız “ diyor.
Bell, Primavera’nın TeamPlay isimli yazılımını kapılar sistemiyle birlikte mevcut projelerin yürütülmesi için kullanabileceğini fark etti.
Bell i2’nin kurulumunda kullanılan büyün proje planlarını yerleştirmek için TeamPlay’i kullandı ki bunların içinde projede yer alan kişilerin çalışma saatlerini gösteren çizelgeler de var.
Daniel, projede çalışanların her hafta bu çizelgeleye hangi konuda ne kadar zaman harcadıklarını gösteren verileri girmesi sayesinde proje yöneticilerinin neyin tamamlanıp neyin aksadığını görme imkanına sahip olduklarını söylüyor.
Ayrıca bu kapsamda yine çizelgelerinden gelen verileri yanlarına çalışanların kendilerine verilen işi ne ölçüde neticelendirdiklerini gösteren kırmızı, sarı ve yeşil işaretler koyarak genel bir değerlendirmeye temel teşkil edecek hale getiren Primavera’nın Web tabanlı izleme aracı Primavision’un da önemli katkısı oldu.
“Eğer işaret yeşilse işler yolunda demektir. Fakat işaretin kırmızı olması proje yöneticisi olarak sizin neler olduğu anlamak için konuyla bizzat ilgilenmeniz gerektiği anlamına gelir.”
Bugün gelinen noktada üretim sürecinde yazılımların sağladığı tüm avantajlardan yararlanılması gerekiyor ve TeamPlay i2 projesinin her aşamasında bu katkıyı sağladı. Daniel Bell’in proje yöneticilerinin %75’inin TeamPlay araçlarını kullandıklarının altını çizerek şunları söylüyor:” IT ile ilgili dikkate değer büyüklükteki her proje bu yazılımla yönetiliyor.”
Bell 1943’den beri helikopter üretiyor. Texton’un sahibi olduğu Texas merkezli şirketin sayısı düzineleri bulan helikopter modelleri Amerikan ordusunun yıllarca kullandığı Huey’lerden dikine kalkış yapabilen V-22’lere oradan da insansız uçuş özelliğine sahip Eagle Eye’a kadar uzanıyor.
Bell üç yıl kadar önce proje yönetimi yeteneğini arttırmak adına merkezi Pensilvanya’da bulunan Primavera Systems şirketinden bir proje yönetimi yazılımı satın aldı. Fakat Bell Helicopter’in bilişim planları ve denetiminden sorumlu yöneticisi John Daniel’in söylediğine göre bu yazılım başlarda hemen hiç kullanılmadı.
“Bunun nedeni proje yönetimine ilişkin şirket çapında oturmuş bir yaklaşımımızın olmamasıydı. Bilişim konusunda yıllardır bazı programları kullanıyorduk fakat bu programlardan en fazla rahatsız olan yine onları kullanan program yöneticilerimizdi.” diyor.
Şirket bütün projelerini kapsayacak bir standart proje yönetimi stratejisi geliştirmeye başladı ve Daniel bu stratejinin ortak bir dil oluşturmaya, ortak bir yaklaşım ortaya koymaya ve projelerin performanslarını ayrı ayrı değerlendirmeye imkan verecek nitelikte olmasını istediklerini söylüyor.
Şirket proje yönetimine ilişkin imkanlarını tam da i2 üretim yazılımını bünyesine almaya başladığı dönemde artırdı. i2 yazılımının Bell’in Teksas ve Kanada’daki fabrikalarında kullanılmaya başlanması 2 yıl aldı.
Bu proje yönetimi yazılımının en önemli özelliği proje yöneticisine proje sürecinin ayrı ayrı her aşamasında rehberlik etmesi. Daniel durumu “Bazı proje yöneticileri ihtiyaçların nasıl bir araya getirileceğini ya da bir iş dosyasının nasıl hazırlanacağını bilmiyorlar” diyerek açıklıyor. Şirket ayrıca proje yöneticilerine bir başlangıç noktası olarak yardımcı olması için şablonlar da hazırladı.
Kapıyı Açmak
Daniel, şablonların ve takip edilecek süreçlerin yanında Bell’in projelerin yürütülmesinde bir “kapılar” ya da “kilometre taşları “sistemini de devreye soktuğunu belirtiyor. i2 kurulum sürecinde bir diğer aşamaya geçebilmek için proje ekibi projenin müşterisiyle bir araya geliyor ve gelişmeleri değerlendiriyor.
“Eğer gelinen nokta tatmin ediciyse müşteri proje ekibine “bu iş olmuş, ikinci aşamaya geçmeniz için size kapıyı aralayacağız” diyor. Fakat eğer çalışmalar tatmin edici bulunmazsa o zaman kapı kapalı kalıyor ve proje ekibi bir sonraki aşamaya geçebilmek için geri dönüp eksikleri tamamlıyor” diyor Daniel.
Örneğin Bell Helicopter’in bütün projelerinin ilk aşamasını müşteri ve iş süreçlerinin tanımlanması oluşturuyor. Proje ekibi ikinci sıradaki tasarım aşamasına geçebilmek için ilk aşamayı müşteriye bir araya gelerek ilk aşamayı değerlendirmek ve karşı tarafın onayını almak zorunda.
Daniel “Bu sistemde hemen tasarıma girişmek yerine müşteriye “projeniz ihtiyaçlarımı karşılıyor, tam olarak neye ihtiyacım olduğunu anlamışsınız ve bence doğru yoldasınız” deme şansı veriyoruz” diyor.
Daniel proje ekibinin bir aşamayı geçmek için pek çok kez her şeye baştan başlaması durumunda bile uzun vadede para ve emekten tasarruf edilmiş olacağını vurguluyor.” Tüm aşamaları geçmek zor olabilir fakat bu ürünün nihai kullanıcıyı ve müşteriyi tatmin etmemesinden daha iyidir çünkü o zaman da her şeye baştan başlamak zorunda kalırsınız “ diyor.
Bell, Primavera’nın TeamPlay isimli yazılımını kapılar sistemiyle birlikte mevcut projelerin yürütülmesi için kullanabileceğini fark etti.
Bell i2’nin kurulumunda kullanılan büyün proje planlarını yerleştirmek için TeamPlay’i kullandı ki bunların içinde projede yer alan kişilerin çalışma saatlerini gösteren çizelgeler de var.
Daniel, projede çalışanların her hafta bu çizelgeleye hangi konuda ne kadar zaman harcadıklarını gösteren verileri girmesi sayesinde proje yöneticilerinin neyin tamamlanıp neyin aksadığını görme imkanına sahip olduklarını söylüyor.
Ayrıca bu kapsamda yine çizelgelerinden gelen verileri yanlarına çalışanların kendilerine verilen işi ne ölçüde neticelendirdiklerini gösteren kırmızı, sarı ve yeşil işaretler koyarak genel bir değerlendirmeye temel teşkil edecek hale getiren Primavera’nın Web tabanlı izleme aracı Primavision’un da önemli katkısı oldu.
“Eğer işaret yeşilse işler yolunda demektir. Fakat işaretin kırmızı olması proje yöneticisi olarak sizin neler olduğu anlamak için konuyla bizzat ilgilenmeniz gerektiği anlamına gelir.”
Bugün gelinen noktada üretim sürecinde yazılımların sağladığı tüm avantajlardan yararlanılması gerekiyor ve TeamPlay i2 projesinin her aşamasında bu katkıyı sağladı. Daniel Bell’in proje yöneticilerinin %75’inin TeamPlay araçlarını kullandıklarının altını çizerek şunları söylüyor:” IT ile ilgili dikkate değer büyüklükteki her proje bu yazılımla yönetiliyor.”
Yorumlar